Privacybeleid van Lucky Cats

Laatst bijgewerkt: 22/07/2026
Versie: 1.0

Lucky Cats hecht veel belang aan de bescherming van persoonsgegevens. In dit privacybeleid leggen we uit welke persoonsgegevens we verzamelen, waarom we dat doen, hoe we ze gebruiken en beveiligen, met wie we ze kunnen delen en welke rechten je hebt.

Dit privacybeleid is van toepassing op de website www.luckycats.be, op het contactformulier, gebruikersaccounts, adoptieprofielen, de matching van kandidaat-adoptanten met katten en alle communicatie die daar rechtstreeks mee verband houdt.

Lucky Cats werd ontwikkeld vanuit de dagelijkse adoptiewerking van VZW Missie Miauw. VZW Missie Miauw is de organisatie die verantwoordelijk is voor de verwerking van persoonsgegevens via Lucky Cats.

De Algemene Verordening Gegevensbescherming verplicht organisaties om betrokkenen duidelijk te informeren wanneer persoonsgegevens worden verzameld. Die informatie moet onder meer betrekking hebben op de doeleinden, rechtsgronden, ontvangers, bewaartermijnen en rechten van de betrokkene.

1. Wie is verantwoordelijk voor je persoonsgegevens?

De verwerkingsverantwoordelijke is:

VZW Missie Miauw
Nederlandlaan 35
2440 Geel
België

Ondernemingsnummer: BE 1006.642.640
Erkenningsnummer kattenasiel: HK30108725
E-mailadres voor privacyvragen: privacy@luckycats.be
Algemeen e-mailadres: hallo@missiemiauw.be

VZW Missie Miauw bepaalt voor welke doeleinden en op welke manier persoonsgegevens via Lucky Cats worden verwerkt.

Wanneer in dit privacybeleid sprake is van “Lucky Cats”, “wij”, “we” of “ons”, wordt daarmee VZW Missie Miauw bedoeld voor zover zij optreedt als verwerkingsverantwoordelijke.

2. Op wie is dit privacybeleid van toepassing?

Dit privacybeleid is van toepassing op iedereen van wie wij persoonsgegevens verwerken, waaronder:

• bezoekers van de website;
• personen die een contactformulier invullen;
• kandidaat-adoptanten die een account of adoptieprofiel aanmaken;
• personen die worden vermeld in een adoptieprofiel, zoals een partner of andere huisgenoten;
• personen die informatie vragen over een kat of een mogelijke adoptie;
• personen die zich inschrijven voor nieuws of updates;
• medewerkers, vrijwilligers en opvanggezinnen die toegang krijgen tot Lucky Cats;
• vertegenwoordigers van partnerasielen of samenwerkende organisaties;
• personen die contact opnemen voor een samenwerking, persvraag of technische ondersteuning.

Het adoptieprofiel is bedoeld voor meerderjarige kandidaat-adoptanten. Wij vragen geen kinderen om zelfstandig een account of adoptieprofiel aan te maken.

3. Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens waarmee iemand rechtstreeks of onrechtstreeks kan worden geïdentificeerd.

Dat kan bijvoorbeeld gaan om een naam, e-mailadres, telefoonnummer, adres, IP-adres of gebruikersaccount. Ook informatie over een huishouden, woning, werkritme, andere huisdieren of mogelijke allergieën kan persoonsgebonden zijn wanneer die informatie aan een identificeerbare persoon is gekoppeld.

4. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Welke gegevens we verwerken, hangt af van de manier waarop je Lucky Cats gebruikt.

4.1 Gegevens bij het bezoeken van de website

Wanneer je onze website bezoekt, kunnen wij technische en gebruiksgegevens verwerken, zoals:

• IP-adres;
• datum en tijdstip van het bezoek;
• browsertype;
• besturingssysteem en apparaattype;
• bezochte pagina’s;
• verwijzende website;
• technische foutmeldingen;
• server- en beveiligingslogs;
• cookievoorkeuren;
• login- en sessiegegevens;
• gegevens die nodig zijn om spam, misbruik en cyberaanvallen te voorkomen.

Wij gebruiken deze gegevens om de website technisch te laten functioneren, accounts te beveiligen, fouten op te sporen en misbruik te voorkomen.

4.2 Gegevens uit het contactformulier

Wanneer je via de website contact met ons opneemt, kunnen wij verwerken:

• voor- en achternaam;
• e-mailadres;
• telefoonnummer, wanneer je dit invult;
• het onderwerp van je vraag;
• de inhoud van je bericht;
• datum en tijdstip van verzending;
• technische gegevens voor spam- en misbruikpreventie;
• verdere communicatie die uit je vraag voortvloeit.

Stuur via het contactformulier geen wachtwoorden, identiteitsdocumenten, medische documenten of andere gevoelige informatie die niet nodig is om je vraag te beantwoorden.

4.3 Accountgegevens

Wanneer je een gebruikersaccount aanmaakt, kunnen wij verwerken:

• voornaam;
• achternaam;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• geboortedatum;
• straat en huisnummer;
• postcode;
• gemeente;
• provincie of regio;
• gebruikersnaam;
• accountstatus;
• datum van registratie;
• laatste activiteit;
• datum van laatste aanmelding;
• status en historiek van het adoptieprofiel;
• technische account- en beveiligingsgegevens.

Wachtwoorden worden niet in leesbare vorm bewaard. Ze worden door het accountsysteem technisch beveiligd opgeslagen.

4.4 Gegevens uit het adoptieprofiel

Om te kunnen beoordelen welke kat mogelijk bij een kandidaat-adoptant past, verwerken wij gegevens over de leefomgeving, verwachtingen en mogelijkheden van de kandidaat.

Dat kan onder meer gaan om:

Account en contact

• naam;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• geboortedatum;
• adres;
• regio;
• dagbesteding of werksituatie.

Huishouden

• aantal volwassenen in het huishouden;
• aantal kinderen;
• leeftijdsgroepen van kinderen;
• algemene gezinssamenstelling;
• aanwezigheid en drukte in de woning;
• eventuele geplande veranderingen in de gezinssituatie.

Wij vragen bij voorkeur geen namen of exacte geboortedata van kinderen en huisgenoten wanneer leeftijdsgroepen voldoende zijn.

Woning en buitenruimte

• type woning;
• oppervlakte of beschikbare leefruimte;
• verdieping;
• aanwezigheid van balkon, terras of tuin;
• mogelijkheid tot vrije buitenloop;
• beveiliging van ramen, balkon, tuin of buitenruimte;
• nabijheid van druk verkeer;
• woonomgeving;
• aantal uren dat een kat gemiddeld alleen zou zijn;
• thuiswerk, aanwezigheid en dagelijks ritme.

Andere dieren

• aanwezigheid van andere katten;
• aanwezigheid van honden;
• aanwezigheid van kleine huisdieren;
• leeftijd, geslacht en karakter van aanwezige dieren;
• ervaring van die dieren met katten;
• eerdere introducties;
• bijzonderheden die relevant kunnen zijn voor een veilige plaatsing.

Ervaring en voorkeuren

• eerdere ervaring met katten;
• ervaring met kittens, volwassen katten of senioren;
• ervaring met angstige, schuwe of zorgbehoevende katten;
• voorkeur voor één kat of een duo;
• voorkeur voor leeftijd, geslacht of karakter;
• voorkeur voor een specifieke kat;
• motivatie om een kat te adopteren;
• verwachtingen rond gedrag, nabijheid, activiteit en buitenruimte.

Voorkeuren zijn niet automatisch doorslaggevend. Het welzijn en de behoeften van de kat blijven het belangrijkste criterium.

Zorg en verantwoordelijkheid

• bereidheid om medische of gedragsmatige zorg te bieden;
• bereidheid om een kat binnen te houden wanneer dat nodig is;
• beschikbaar budget voor voeding en dierenartszorg;
• voorziene hoofdverzorger;
• regeling tijdens vakanties;
• bereidheid om wettelijke verplichtingen na te leven;
• mogelijkheid om onverwachte dierenartskosten te dragen;
• bereidheid om advies en nazorg te aanvaarden.

Wij vragen niet naar een exact inkomen, tenzij dat in een uitzonderlijke situatie noodzakelijk en gerechtvaardigd zou zijn. Het doel is niet om iemands financiële situatie te beoordelen, maar om na te gaan of de noodzakelijke zorg voor een kat haalbaar is.

Historiek en dierenarts

• eerdere adopties;
• eerdere herplaatsingen of afstand van dieren;
• eerdere ervaringen die relevant zijn voor een nieuwe adoptie;
• aanwezigheid van een vaste dierenarts;
• naam en contactgegevens van de dierenartspraktijk;
• toestemming of wettelijke basis om relevante gegevens te controleren, wanneer dat nodig is.

Wij nemen niet zonder passende rechtsgrond contact op met een dierenarts en vragen geen medische gegevens op die niet noodzakelijk zijn voor de adoptiebeoordeling.

Allergie en verklaringen

• aanwezigheid of vermoeden van een kattenallergie in het huishouden;
• bevestiging dat de verstrekte informatie correct is;
• bevestiging dat de kandidaat de adoptievoorwaarden begrijpt;
• bevestiging dat het invullen van een profiel geen recht geeft op adoptie;
• bevestiging dat de privacyinformatie werd gelezen;
• afzonderlijke toestemming voor een nieuwsbrief, wanneer van toepassing.

4.5 Interne beoordeling en dossiergegevens

Tijdens de beoordeling van een adoptieprofiel kunnen wij aanvullende gegevens verwerken, zoals:

• interne status van de aanvraag;
• datum van indiening;
• datum van beoordeling;
• aanvullende vragen;
• interne notities;
• beoordeling van mogelijke aandachtspunten;
• voorgestelde matches;
• redenen waarom een kat wel of niet passend lijkt;
• communicatie met de kandidaat-adoptant;
• opmerkingen van een opvanggezin;
• beslissing over een kennismaking;
• beslissing over een adoptie;
• informatie over nazorg.

Interne notities moeten feitelijk, relevant en respectvol zijn. Alleen medewerkers of vrijwilligers die deze informatie voor hun taak nodig hebben, krijgen toegang.

4.6 Gegevens over de adoptie en nazorg

Wanneer een adoptie tot stand komt, kunnen wij ook verwerken:

• gegevens uit de adoptieovereenkomst;
• identificatie- en contactgegevens;
• gegevens van de geadopteerde kat;
• chip- en registratiegegevens;
• adoptiedatum;
• overeengekomen voorwaarden;
• betaal- en facturatiegegevens;
• communicatie over nazorg;
• meldingen over gezondheid, gedrag of aanpassing;
• informatie over eventuele terugkeer of herplaatsing.

4.7 Nieuwsbriefgegevens

Wanneer je je afzonderlijk inschrijft voor nieuws of updates, kunnen wij verwerken:

• naam;
• e-mailadres;
• datum en bron van inschrijving;
• bewijs van toestemming;
• voorkeuren;
• uitschrijfdatum;
• technische afleveringsgegevens;
• openings- en klikstatistieken.

De keuze om nieuws te ontvangen heeft geen invloed op de beoordeling van een adoptieaanvraag.

5. Verwerken wij bijzondere persoonsgegevens?

De AVG/GDPR beschouwt onder andere gezondheidsgegevens als bijzondere categorieën van persoonsgegevens.

In het adoptieprofiel kunnen wij vragen of er binnen het huishouden een gekende of vermoedelijke kattenallergie bestaat. Die informatie kan iets zeggen over de gezondheid van een persoon.

Wij vragen daarom alleen informatie die noodzakelijk is om de duurzaamheid en veiligheid van een mogelijke adoptie te beoordelen.

Wij vragen in beginsel niet naar:

• de naam van de persoon met een allergie;
• medische dossiers;
• medische attesten;
• medicatie;
• gedetailleerde diagnoses;
• andere gezondheidsinformatie die niet nodig is voor de adoptiebeoordeling.

Wanneer de verwerking van allergie-informatie juridisch als verwerking van gezondheidsgegevens wordt beschouwd, verwerken wij die informatie alleen wanneer daarvoor zowel een geldige algemene rechtsgrond als een uitzondering voor bijzondere persoonsgegevens bestaat, bijvoorbeeld uitdrukkelijke toestemming.

Een dergelijke toestemming wordt afzonderlijk gevraagd en kan worden ingetrokken. Intrekking heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking plaatsvond.

Wanneer noodzakelijke informatie over een allergie niet beschikbaar is, kan het onmogelijk worden om de duurzaamheid of veiligheid van een adoptie voldoende te beoordelen.

6. Voor welke doeleinden verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• de website laten functioneren;
• gebruikersaccounts aanmaken en beheren;
• identiteit en meerderjarigheid waar nodig controleren;
• contactvragen beantwoorden;
• adoptieprofielen ontvangen, beheren en beoordelen;
• aanvullende informatie opvragen;
• kandidaat-adoptanten met katten vergelijken;
• mogelijke matches en aandachtspunten identificeren;
• een menselijke adoptiebeoordeling ondersteunen;
• kennismakingen organiseren;
• adopties voorbereiden en uitvoeren;
• adoptieovereenkomsten beheren;
• nazorg bieden;
• terugplaatsingen of herplaatsingen behandelen;
• communicatie met opvanggezinnen en partnerasielen mogelijk maken;
• fraude, misbruik en cyberaanvallen voorkomen;
• klachten en privacyverzoeken behandelen;
• wettelijke verplichtingen naleven;
• boekhouding en administratie voeren;
• nieuwsbrieven versturen wanneer daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat;
• de werking van Lucky Cats verbeteren;
• statistieken op geanonimiseerd of geaggregeerd niveau opstellen.

Wij gebruiken persoonsgegevens niet voor doeleinden die onverenigbaar zijn met de doeleinden waarvoor ze werden verzameld, tenzij wij je daarover vooraf informeren of een nieuwe geldige rechtsgrond hebben.

7. Op welke rechtsgronden verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een rechtsgrond bestaat.

Afhankelijk van de verwerking kan dat een van de volgende rechtsgronden zijn.

7.1 Precontractuele maatregelen

Wanneer je zelf vraagt om een adoptieprofiel te laten beoordelen, kunnen wij gegevens verwerken om op jouw verzoek stappen te nemen die eventueel tot een adoptieovereenkomst leiden.

Dit kan onder meer gelden voor:

• het aanmaken van een adoptieprofiel;
• het beoordelen van je situatie;
• het opvragen van aanvullende informatie;
• het vergelijken met beschikbare katten;
• het organiseren van een kennismaking;
• het voorbereiden van een adoptieovereenkomst.

7.2 Uitvoering van een overeenkomst

Wanneer een adoptie tot stand komt, kunnen wij gegevens verwerken voor:

• het sluiten en uitvoeren van de adoptieovereenkomst;
• de overdracht en registratie van de kat;
• het opvolgen van contractuele voorwaarden;
• nazorg;
• terugkeer of herplaatsing volgens de adoptieovereenkomst.

7.3 Wettelijke verplichting

Wij kunnen gegevens verwerken wanneer dit nodig is om wettelijke verplichtingen na te leven, bijvoorbeeld op het gebied van:

• boekhouding;
• fiscaliteit;
• dierenwelzijn;
• identificatie en registratie van katten;
• medewerking aan bevoegde overheidsinstanties;
• beveiliging en gegevensbescherming.

7.4 Gerechtvaardigd belang

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken wanneer wij of een derde een gerechtvaardigd belang hebben en de belangen, rechten en vrijheden van de betrokkene niet zwaarder wegen.

Dit kan onder meer gelden voor:

• beveiliging van de website en accounts;
• voorkomen van fraude en misbruik;
• beperkte interne dossieropvolging;
• verdediging tegen juridische aanspraken;
• kwaliteitscontrole;
• verbetering van het adoptieproces;
• opvolging van een eerdere adoptie;
• passende interne communicatie.

Wanneer wij ons op gerechtvaardigd belang baseren, voeren wij waar nodig een belangenafweging uit. De Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit beschrijft daarbij drie stappen: het vaststellen van een gerechtvaardigd belang, het beoordelen van de noodzakelijkheid en het afwegen van de belangen en rechten van de betrokkenen.

7.5 Toestemming

Wij vragen toestemming wanneer dat vereist of het meest passend is, bijvoorbeeld voor:

• niet-noodzakelijke cookies;
• nieuwsbriefinschrijving;
• bepaalde vormen van analyse of marketing;
• verwerking van vrijwillig verstrekte bijzondere persoonsgegevens, wanneer uitdrukkelijke toestemming juridisch vereist is.

Toestemming moet vrij, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig zijn en kan worden ingetrokken.

Het intrekken van toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

8. Hoe werkt de AI-matching?

8.1 Gebruik van AI

Lucky Cats gebruikt AI en geautomatiseerde matchingslogica om informatie uit adoptieprofielen te vergelijken met gedrags- en zorgprofielen van beschikbare katten.

Het matchingsmodel werd ontwikkeld in samenwerking met een gecertificeerde kattenasieluitbater en kattengedragscoach.

Bij de vergelijking kan onder meer rekening worden gehouden met:

• gezinssamenstelling;
• leeftijden van kinderen;
• type woning;
• buitenmogelijkheden;
• veiligheid;
• aanwezigheid en uren alleen;
• andere dieren;
• ervaring van de adoptant;
• karaktervoorkeuren;
• zorgmogelijkheden;
• sociale behoeften van de kat;
• energieniveau;
• stressgevoeligheid;
• omgang met mensen, kinderen en dieren;
• medische en gedragsmatige zorgbehoeften.

8.2 Doel van de AI-matching

De AI-matching helpt om:

• overeenkomsten tussen een kandidaat en een kat zichtbaar te maken;
• mogelijke risico’s of tegenstrijdigheden te herkennen;
• aanvullende vragen te bepalen;
• mogelijke matches te rangschikken;
• een adoptieverantwoordelijke te ondersteunen bij de beoordeling.

Een matchscore is geen absolute voorspelling en garandeert niet dat een adoptie zal slagen.

8.3 Geen uitsluitend geautomatiseerde adoptiebeslissing

Lucky Cats neemt geen definitieve adoptiebeslissing uitsluitend op basis van AI of een automatisch berekende score.

Iedere mogelijke match wordt beoordeeld door een adoptieverantwoordelijke. Die persoon kan:

• aanvullende informatie lezen;
• vragen stellen aan de kandidaat-adoptant;
• observaties van het opvanggezin meewegen;
• rekening houden met medische of gedragsmatige informatie;
• de voorgestelde match aanpassen;
• de AI-uitkomst naast zich neerleggen;
• besluiten dat een andere kat beter past;
• besluiten dat een adoptie op dat moment niet verantwoord is.

De menselijke beoordeling is dus inhoudelijk en betekenisvol. Het welzijn van de kat blijft doorslaggevend.

Artikel 22 van de AVG/GDPR wetgeving beschermt personen tegen bepaalde beslissingen die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering, zijn gebaseerd en die juridische of vergelijkbaar aanzienlijke gevolgen hebben. De AVG/GDPR verlangt bij relevante geautomatiseerde verwerking ook begrijpelijke informatie over de gebruikte logica, het belang en de verwachte gevolgen.

8.4 Betekenis en mogelijke gevolgen

De uitkomst van de matching kan ertoe leiden dat:

• een kat als mogelijke match wordt voorgesteld;
• aanvullende vragen worden gesteld;
• een kennismaking wordt georganiseerd;
• een andere kat wordt voorgesteld;
• bepaalde aanpassingen aan de woonomgeving worden gevraagd;
• een adoptie niet wordt voortgezet wanneer de combinatie niet passend of veilig wordt geacht.

Een kandidaat-adoptant heeft geen automatisch recht op een specifieke kat, ook niet bij een hoge matchscore.

8.5 Recht op correctie en menselijke herbeoordeling

Denk je dat onjuiste of onvolledige gegevens een matching of beoordeling hebben beïnvloed? Dan kun je:

• je gegevens laten corrigeren;
• aanvullende context geven;
• uitleg vragen over de belangrijkste factoren;
• vragen om een menselijke herbeoordeling.

Je kunt daarvoor contact opnemen via hallo@luckycats.be.

Wij maken niet noodzakelijk alle technische details, broncode, beveiligingsinstellingen of exacte wegingsfactoren openbaar. Wij geven wel begrijpelijke informatie over de voornaamste factoren die bij een concrete beoordeling een rol hebben gespeeld, voor zover de AVG/GDPR dat vereist.

9. Van wie ontvangen wij persoonsgegevens?

Wij ontvangen persoonsgegevens meestal rechtstreeks van jou via:

• de website;
• het contactformulier;
• je account;
• het adoptieformulier;
• e-mail;
• telefoon;
• gesprekken tijdens de adoptieprocedure.

Wij kunnen ook informatie ontvangen van:

• medewerkers en vrijwilligers van VZW Missie Miauw;
• opvanggezinnen;
• partnerasielen;
• personen die bij een kennismaking of adoptie betrokken zijn;
• een dierenarts, wanneer daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat;
• technische dienstverleners die gegevens namens ons verwerken;
• openbare bronnen, wanneer dit noodzakelijk, relevant en wettelijk toegestaan is.

Wanneer wij persoonsgegevens niet rechtstreeks van jou ontvangen, informeren wij je overeenkomstig de toepasselijke wettelijke verplichtingen.

10. Gegevens over andere personen

In een adoptieprofiel kan informatie worden verstrekt over een partner, kinderen, huisgenoten of andere betrokkenen.

Vermeld over andere personen alleen wat noodzakelijk is voor de beoordeling van de adoptiesituatie.

Vermeld bij voorkeur geen:

• volledige namen van kinderen;
• exacte geboortedata van kinderen;
• gezondheidsdetails;
• contactgegevens van huisgenoten;
• andere gevoelige informatie die niet noodzakelijk is.

Wanneer je informatie over andere volwassenen verstrekt, vragen wij je hen waar passend over dit privacybeleid te informeren.

11. Met wie kunnen wij persoonsgegevens delen?

Wij verkopen of verhuren persoonsgegevens niet.

Wij kunnen persoonsgegevens delen wanneer dat noodzakelijk is voor de hiervoor beschreven doeleinden.

Mogelijke ontvangers zijn:

11.1 Medewerkers en vrijwilligers

Bevoegde medewerkers en vrijwilligers van VZW Missie Miauw kunnen toegang krijgen voor zover dat noodzakelijk is voor:

• beoordeling van aanvragen;
• matching;
• communicatie;
• adoptiebegeleiding;
• administratie;
• technische ondersteuning;
• privacy- en veiligheidsbeheer.

11.2 Opvanggezinnen

Een opvanggezin kan relevante informatie ontvangen wanneer dat noodzakelijk is om te beoordelen of een kandidaat bij een specifieke kat past.

Een opvanggezin ontvangt niet automatisch het volledige adoptieprofiel. Wij streven ernaar alleen informatie te delen die voor de concrete beoordeling en kennismaking nodig is.

11.3 Partnerasielen en samenwerkende organisaties

Wanneer Lucky Cats door meerdere kattenasielen wordt gebruikt, kunnen relevante persoonsgegevens worden gedeeld met een partnerasiel dat een mogelijke adoptie beoordeelt.

Dat gebeurt alleen wanneer:

• de kandidaat daarover voldoende is geïnformeerd;
• het delen noodzakelijk is;
• er een geldige rechtsgrond bestaat;
• passende afspraken over gegevensbescherming zijn gemaakt.

11.4 Technische dienstverleners

Wij kunnen gebruikmaken van dienstverleners voor:

• hosting;
• domein- en serverbeheer;
• WordPress;
• formulieren;
• databasebeheer;
• transactionele e-mail;
• nieuwsbriefsoftware;
• beveiliging;
• spamfiltering;
• back-ups;
• analytics;
• technische ondersteuning;
• AI- of matchingdiensten.

Voor zover een dienstverlener persoonsgegevens namens ons verwerkt, sluiten wij waar vereist een verwerkersovereenkomst.

11.5 Professionele adviseurs

Persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met bijvoorbeeld:

• advocaat;
• accountant;
• boekhouder;
• verzekeraar;
• privacyadviseur;
• IT-beveiligingsspecialist.

Dit gebeurt alleen wanneer dat noodzakelijk is.

11.6 Overheidsinstanties en toezichthouders

Wij kunnen persoonsgegevens verstrekken wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn of wanneer dat noodzakelijk is voor:

• dierenwelzijnstoezicht;
• gerechtelijke procedures;
• politieonderzoek;
• fiscale verplichtingen;
• toezicht door de Gegevensbeschermingsautoriteit;
• bescherming van onze rechten of die van anderen.

12. Welke technische leveranciers gebruiken wij?

Vul deze tabel vóór publicatie volledig en correct in.

Leverancier of dienst	Doel	Verwerkingslocatie
Level27	Hosting van website en database	België
Eddy Lekens	Website en gebruikersaccounts	Eigen hosting
Webformulieren	Invulformulieren en adoptieprofielen	Eigen hosting
MySQL	Opslag en beheer van profielgegevens	Eigen hosting
Google SMTP	Verzenden van transactionele e-mails	Wij gebruiken Google SMTP voor het versturen van e-mails en worden verwerkt via servers van Google Workspace. Uw gegevens worden verwerkt op servers van Google in Europa (Ierland).
MailPoet	Nieuwsbrief	Via MailPoet (servers in Europa, voornamelijk Frankrijk)
OpenAI & Anthropic	Ondersteuning van de matching	Wij gebruiken OpenAI & Anthropic voor matching / slimme verwerking. Uw ingevulde gegevens kunnen daarbij worden verwerkt op servers van OpenAI & Anthropic in de Verenigde Staten.
Wordfence	Beveiliging en logging	Dataverwerking in de Verenigde Staten.
Backup	Back-ups en herstel	Google Workspace op servers van Google in Europa (Ierland).
Matamo	Websiteanalyse	Wij maken gebruik van Matomo voor anonieme bezoekersstatistieken. Alle gegevens blijven op onze eigen Level27 servers in Europa.
Complianz	Cookiebeheer en toestemmingen	Eigen website

13. Worden persoonsgegevens buiten de EER verwerkt?

Wij streven ernaar persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte te verwerken.

Sommige technische dienstverleners kunnen echter gevestigd zijn buiten de EER of toegang hebben vanuit een land buiten de EER.

Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, zorgen wij voor een geldige doorgiftegrond en passende waarborgen, zoals:

• een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie;
• standaardcontractbepalingen;
• aanvullende technische maatregelen;
• versleuteling;
• beperking van toegang;
• andere wettelijk erkende waarborgen.

Je kunt contact opnemen via privacy@luckycats.be voor meer informatie over de concrete doorgiften en waarborgen.

14. Hoelang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze werden verzameld, tenzij een langere termijn nodig is op grond van een wettelijke verplichting, contractuele afspraak of juridisch geschil.

Wij hanteren in beginsel de volgende termijnen:

Categorie	Bewaartermijn
Niet-verzonden conceptprofiel	30 dagen na laatste activiteit
Ingediend actief adoptieprofiel	Zolang het profiel actief is, met periodieke controle
Profiel zonder match of adoptie	Maximaal 12 maanden na laatste inhoudelijke activiteit
Ingetrokken aanvraag	Maximaal 12 maanden na intrekking
Afgewezen aanvraag	Maximaal 12 maanden na definitieve afsluiting
Matchingsresultaten en interne beoordeling	Zolang noodzakelijk voor de aanvraag, daarna maximaal 12 maanden
Contactformulier	Maximaal 5 jaar na afhandeling
Algemene e-mailcorrespondentie	Maximaal 5 jaar na laatste contact
Adoptiedossier	Gedurende de adoptierelatie en daarna volgens contractuele en wettelijke noodzaak
Adoptieovereenkomst	Minstens gedurende de toepasselijke juridische bewaartermijn
Boekhoudkundige gegevens	Volgens de Belgische wettelijke bewaartermijnen
Beveiligingslogs	1 jaar, tenzij een incident langer onderzoek vereist
Nieuwsbriefgegevens	Tot uitschrijving
Bewijs van nieuwsbrieftoestemming	Zolang nodig om naleving aan te tonen
Privacyverzoeken	Zolang nodig om behandeling en naleving aan te tonen
Geanonimiseerde statistieken	Onbeperkt, wanneer heridentificatie redelijkerwijs uitgesloten is

Inactieve profielen

Wanneer een adoptieprofiel gedurende langere tijd niet wordt gebruikt, kunnen wij je vragen om te bevestigen dat je het profiel actief wilt houden.

Wanneer je niet reageert, kunnen wij:

• het profiel deactiveren;
• het profiel archiveren;
• persoonsgegevens verwijderen;
• gegevens anonimiseren.

Back-ups

Verwijderde gegevens kunnen nog tijdelijk in beveiligde back-ups aanwezig zijn. Zij worden niet opnieuw actief gebruikt en verdwijnen volgens de normale rotatie van de back-ups, behalve wanneer herstel noodzakelijk is.

15. Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen:

• verlies;
• vernietiging;
• onbevoegde toegang;
• ongeoorloofde wijziging;
• ongeoorloofde openbaarmaking;
• misbruik.

Afhankelijk van de verwerking gebruiken wij onder meer:

• beveiligde HTTPS-verbindingen;
• beperkte gebruikersrechten;
• afzonderlijke beheerdersaccounts;
• sterke wachtwoorden;
• tweestapsverificatie waar beschikbaar;
• regelmatige software-updates;
• beveiligingsmonitoring;
• firewall- en antimisbruikmaatregelen;
• registratie van relevante beheerhandelingen;
• regelmatige back-ups;
• herstelprocedures;
• verwerkersovereenkomsten;
• geheimhoudingsafspraken;
• periodieke controle van gebruikersrechten;
• gegevensminimalisatie;
• toegangsbeheer op basis van rollen;
• beveiligde verwerking van wachtwoorden;
• instructies voor medewerkers, vrijwilligers en opvanggezinnen.

Geen enkele beveiligingsmethode biedt absolute zekerheid. Wij evalueren onze maatregelen daarom periodiek en passen ze aan wanneer risico’s, technologie of onze werking veranderen.

16. Gegevensbescherming door ontwerp en standaardinstellingen

Wij streven ernaar privacy en gegevensbescherming vanaf het ontwerp in Lucky Cats te verwerken.

Dat betekent onder meer dat wij:

• alleen relevante gegevens proberen te verzamelen;
• standaard geen onnodige gegevens openbaar maken;
• toegang beperken tot personen die de gegevens nodig hebben;
• gevoelige informatie zoveel mogelijk vermijden;
• technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen toepassen;
• bewaartermijnen vastleggen;
• nieuwe functies beoordelen op privacyrisico’s;
• geautomatiseerde verwerking combineren met betekenisvolle menselijke controle.

17. Cookies en vergelijkbare technologieën

Lucky Cats gebruikt cookies en vergelijkbare technologieën.

17.1 Strikt noodzakelijke cookies

Deze cookies zijn noodzakelijk voor bijvoorbeeld:

• de werking van de website;
• beveiliging;
• accountlogin;
• formulierfunctionaliteit;
• onthouden van privacyvoorkeuren;
• sessiebeheer;
• fraudepreventie.

Voor strikt noodzakelijke cookies is niet altijd voorafgaande toestemming vereist. Wij moeten wel duidelijk informeren over hun doel.

17.2 Niet-noodzakelijke cookies

Voor niet-noodzakelijke cookies vragen wij vooraf toestemming.

Dat kan gaan om:

• statistische cookies;
• analysecookies;
• marketingcookies;
• sociale-mediacookies;
• externe embeds;
• trackingtechnologie.

De Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit stelt dat voor niet-strikt noodzakelijke cookies vooraf geldige toestemming nodig is. Verder surfen geldt niet als geldige toestemming.

Je kunt je cookievoorkeuren op ieder moment wijzigen via de link Cookie-instellingen onderaan de website.

Meer informatie staat in ons afzonderlijke cookiebeleid.

18. Nieuwsbrieven en direct marketing

Wij sturen nieuwsbrieven of marketingberichten alleen wanneer:

• je daarvoor afzonderlijk toestemming hebt gegeven; of
• een andere rechtsgrond volgens de wet aantoonbaar van toepassing is.

Nieuwsbriefinschrijving is:

• optioneel;
• niet vooraf aangevinkt;
• niet noodzakelijk om een adoptieprofiel in te dienen;
• niet van invloed op de beoordeling van een aanvraag.

Iedere nieuwsbrief bevat een mogelijkheid om je uit te schrijven.

Na uitschrijving kunnen wij beperkte gegevens bewaren om:

• aan te tonen dat je je hebt uitgeschreven;
• te voorkomen dat je opnieuw zonder geldige rechtsgrond wordt aangeschreven;
• de naleving van je verzoek te bewijzen.

19. Persoonsgegevens van kinderen

Lucky Cats is niet bedoeld voor kinderen die zelfstandig een adoptie aanvragen.

Wij vragen kandidaat-adoptanten alleen algemene informatie over de aanwezigheid en leeftijdsgroepen van kinderen wanneer dat relevant is voor een veilige en passende kattenadoptie.

Wij vragen in beginsel geen:

• volledige namen van kinderen;
• e-mailadressen van kinderen;
• telefoonnummers van kinderen;
• exacte geboortedata van kinderen;
• medische informatie over kinderen.

20. Welke rechten heb je?

Onder de voorwaarden van de AVG/GDPR heb je verschillende rechten.

20.1 Recht op informatie

Je hebt recht op duidelijke informatie over hoe wij je persoonsgegevens verwerken.

20.2 Recht op inzage

Je kunt vragen:

• of wij persoonsgegevens over je verwerken;
• welke gegevens wij verwerken;
• voor welke doeleinden;
• met wie ze worden gedeeld;
• hoelang ze worden bewaard;
• waar ze vandaan komen;
• welke rechten je hebt.

De Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) verduidelijkt dat het recht op inzage onder meer betrekking heeft op de doeleinden, categorieën gegevens, ontvangers en bewaartermijnen.

20.3 Recht op verbetering

Je kunt onjuiste persoonsgegevens laten verbeteren en onvolledige gegevens laten aanvullen.

Voor een correcte matching is het belangrijk dat informatie over je gezin, woning, aanwezigheid en andere dieren actueel blijft.

20.4 Recht op verwijdering

Je kunt in bepaalde omstandigheden vragen om je persoonsgegevens te verwijderen.

Dit recht geldt niet onbeperkt. Wij kunnen bepaalde gegevens moeten behouden wanneer dat nodig is voor:

• wettelijke verplichtingen;
• uitvoering of bewijs van een overeenkomst;
• juridische aanspraken;
• bescherming van rechten;
• andere wettelijk toegestane redenen.

20.5 Recht op beperking

Je kunt in bepaalde omstandigheden vragen om de verwerking tijdelijk te beperken, bijvoorbeeld wanneer je de juistheid van de gegevens betwist.

20.6 Recht van bezwaar

Wanneer wij persoonsgegevens verwerken op basis van gerechtvaardigd belang, kun je bezwaar maken op grond van je specifieke situatie.

Wij stoppen dan met de verwerking, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden kunnen aantonen die zwaarder wegen of de verwerking nodig is voor juridische aanspraken.

Tegen direct marketing kun je altijd bezwaar maken.

20.7 Recht op overdraagbaarheid

Wanneer de wettelijke voorwaarden zijn vervuld, kun je vragen om persoonsgegevens die je zelf hebt verstrekt in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen of te laten overdragen.

20.8 Recht om toestemming in te trekken

Wanneer een verwerking op toestemming berust, kun je die toestemming op ieder moment intrekken.

20.9 Rechten bij geautomatiseerde verwerking

Je kunt:

• vragen of geautomatiseerde verwerking een rol speelt;
• informatie vragen over de belangrijkste factoren;
• onjuiste gegevens laten corrigeren;
• je standpunt toelichten;
• om menselijke herbeoordeling vragen.

20.10 Recht om een klacht in te dienen

Je kunt een klacht indienen bij de Belgische gegevensbeschermingsautoriteit.

De rechten uit de AVG/GDPR zijn niet allemaal absoluut en kunnen afhankelijk zijn van de wettelijke voorwaarden en uitzonderingen.

21. Hoe kun je je rechten uitoefenen?

Stuur je verzoek naar:

E-mail: privacy@luckycats.be
Post: VZW Missie Miauw, Nederlandlaan 35, 2440 Geel, België

Vermeld voldoende informatie om je account of dossier te kunnen terugvinden, zoals:

• je naam;
• het gebruikte e-mailadres;
• het onderwerp van je verzoek.

Stuur niet spontaan een kopie van je identiteitskaart.

Wanneer wij redelijke twijfel hebben over je identiteit, kunnen wij aanvullende informatie vragen die noodzakelijk is om je identiteit te controleren. Wij zullen daarbij geen disproportionele identificatiegegevens vragen.

Wij beantwoorden een geldig verzoek in beginsel binnen één maand. Wanneer een verzoek complex is of er meerdere verzoeken tegelijk worden behandeld, kan de termijn volgens de AVG worden verlengd. Wij informeren je dan over de verlenging en de reden daarvoor.

22. Klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit

Heb je een klacht over de manier waarop wij je persoonsgegevens verwerken? Neem dan bij voorkeur eerst contact met ons op, zodat wij het probleem kunnen onderzoeken.

Je hebt daarnaast het recht om rechtstreeks een klacht in te dienen bij:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
België

De actuele contact- en klachtprocedure vind je op de website van de Gegevensbeschermingsautoriteit.

23. Datalekken en beveiligingsincidenten

Wanneer zich een beveiligingsincident voordoet, onderzoeken wij:

• welke gegevens betrokken zijn;
• welke personen mogelijk getroffen zijn;
• wat de mogelijke gevolgen zijn;
• welke maatregelen noodzakelijk zijn.

Wanneer de wet dat vereist, melden wij een persoonsgegevenslek aan de Gegevensbeschermingsautoriteit.

Wanneer een incident waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van betrokkenen, informeren wij ook de betrokken personen, tenzij een wettelijke uitzondering geldt.

24. Gegevensbeschermingseffectbeoordeling

Lucky Cats gebruikt uitgebreide adoptieprofielen, profilering en AI-ondersteunde matching.

Wij beoordelen daarom periodiek of een gegevensbeschermingseffectbeoordeling, ook DPIA of GEB genoemd, vereist is.

Een DPIA is bedoeld om privacyrisico’s van een verwerking vooraf te onderzoeken en passende maatregelen te bepalen. De GBA publiceert hiervoor een specifieke handleiding en wijst erop dat voorafgaande raadpleging nodig kan zijn wanneer ondanks maatregelen een hoog restrisico blijft bestaan.

25. Wijzigingen aan dit privacybeleid

Wij kunnen dit privacybeleid wijzigen wanneer:

• onze werking verandert;
• nieuwe functies worden toegevoegd;
• andere leveranciers worden gebruikt;
• de matching wordt aangepast;
• wetgeving of richtlijnen veranderen;
• bewaartermijnen of beveiligingsmaatregelen worden aangepast.

Bovenaan de pagina staat steeds de datum van de laatste wijziging.

Bij belangrijke wijzigingen kunnen wij geregistreerde gebruikers aanvullend informeren via:

• e-mail;
• een melding in hun account;
• een opvallende melding op de website.

Eerdere versies kunnen intern worden bewaard om wijzigingen te documenteren.

26. Contact

Heb je een vraag over dit privacybeleid of over de verwerking van je persoonsgegevens?

Neem contact op via:

VZW Missie Miauw – Lucky Cats
Nederlandlaan 35
2440 Geel
België

Privacy-e-mail: privacy@luckycats.be
Algemeen e-mailadres: hallo@missiemiauw.be